整理する会議に役立つ基礎知識
整理する会議資料
はじめてダウンロードされる方は、ページ右上のフォームよりメールアドレス登録をお願いします。
折り返し、ダウンロードのパスワードを送付させて頂きます。
また、新しいテンプレートなどツール追加のお知らせ、会議資料に関するトピックスがあった場合はご報告いたします。
情報整理、叩き台テンプレート ダウンロード
１枚の大きな紙に全てを書き込み、それを囲んで議論する。
最も使用頻度の高い会議資料形式です。
スプレッドシートやレポートは、1人1人が熟読し、読み合わせを行うようなスタイルの資料です。
また、プレゼンテーションは全員がスクリーンを見ながら話をします。
多数の人に対して情報を展開する、まとまった内容を説明するようなスタイルの資料です。
これらは、まだ完成度の低い叩き台に対して、みんなで議論するような用途には向きません。
議論の叩き台資料は、大抵の場合は、「1枚の紙」がベストです。
紙を1枚に限定する意味は、全体の俯瞰にあります。複数の人が集まるのだから、それぞれが見たいと思う場所は常に違ってきます。複数ページの資料になっていたら、それだけで議論と思考が滞ってしまうのです。かといって各々に１部ずつ配布すると、手元資料に集中して議論に参加しなくなってしまいます。
みんなで1枚の紙を囲み、書き込みながら議論する、これが最もすり合わせを加速させるスタイルなのです。
テンプレートはイメージしやすいように、あるケースを仮定して具体的なサンプルを作成しています。
内容は深く考えないでください。構成レベルで流用して頂ければと思います。
このケースの問題は、典型的な3Cを使った新製品の販売・生産計画です。
左上に市場と競合の情報を整理したものを置き、右上には自社の生産能力を置いています。
これら2つは情報を客観的に整理した前提です。
これらを組み合わせて時間軸で書いたものが下の図になります。
成立性を比較検討した上で、会議の論点になりそうな部分にコメントを飛ばしています。
実際の会議では、前提から順番に間違いがないかを確認していきます。
その結果、自社分析に追加で情報を入れるべきという話が出たとすると、資料は以下のように更新されます。
整理する会議資料は情報整理だけでなく、このように関係者の意識をすり合わせて1つの共通認識を作ることができます。
人が多くなるほど、想像以上に関係者の認識はずれているものです。
このように情報を整理して紙に落としておくことは、様々な案件でベースになる重要な工程です。