提案する会議に役立つ基礎知識
以下のページで、提案する会議に役立つ本をご紹介しています。
ベースとなる知識やフレームワークの量で、会議資料の説得力は全然違ってきます。
時間がある時にでも、ご一読ください。
提案する会議に役立つ本
提案する会議資料
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スライドテンプレート ダウンロード
プレゼン資料は、基本的にパワーポイントで作成します。
提出してじっくり読んでもらう資料はワードでもエクセルでも構いませんが、会議の場で多くの人に短時間で見て頂く資料は、パワーポイントに勝るものはありません。
どんな資料でも、人の感覚や可読性に配慮したデザインは必要です。
だから資料は、基本的には同じようデザインになってきます。
全てのページが統一的なデザインであれば、参加者も頭の中で処理するのが楽になるので、会議の進行がスムーズになります。
スライドは、特別な理由が無ければ全てモノトーンで作ります。
色には全て意味があるし、色情報の処理のために脳のメモリを多く使ってしまいます。
また、社内会議では過度に装飾されたスライドは「ヒマなのか？」と思われて悪印象になることが多いです。
社内会議はシビアな合意形成の場なので、少しでもいらないものは排除しておきましょう。
また資料は、勝手に印刷されて色々な所で引用されたり回覧されたりするものです。
その時に色がつぶれて見えなくなり、グラフが取り間違えられると、思わぬトラブルになることもあります。
プレゼンも印刷して説明するのも、どんな状況でも相手の得る情報や印象を常に均一にすることが重要です。
スライド１で、目的と会議のフレームをまとめて説明する意図です。
この例では、会議のフレームは一般的なマーケティング調査手順としており、タイムスケジュールを書きました。
質問は、よっぽどのことが無い限り、随時受け付けにしましょう。
２枚目のスライドが、全てのスライドの原型になる、スライドテンプレートです。
一番上にはパンくずリストがついており、プレゼンがどこまで進んでいるかがいつでも確認できます。
その下がメッセージ、このスライドで伝えたいことを、端的に書きます。
その下にタイトル、内容と続きます。
意外と重要なのが、一番下の出所です。
ここに権威ある出所を書いておくと、データの信憑性などの質問を省くことができ、会議の進行に大きなプラスとなります。
スライドテンプレートだけではわかりにくいので、使用例をつけました。
まずは会議資料の基本中の基本、１次情報をグラフで示すケースです。プレゼンの前半で使用することが多いでしょう。
国勢調査の中から、産業の高齢化を図にしたものをサンプルとして作りました。
伝えたいことはメッセージの通りなので、農業の曲線を目立たせたいです。
モノトーンだけでメリハリをつけるため、農業を太い実線にして他と差をつけ、目立たせています。
会議の後半や合意形成の段階に入ると、１次情報だけでは無理が出てきます。
１次情報を加工し、仮説をもって網羅的な選択肢とする必要があります。
このような場合に重宝するのが、例示したようなマトリクスです。
１つの軸を抜け漏れなく分解するのは割と簡単です。それを縦軸と横軸にとれば、マップが完成します。
マインドマップやロジックツリーでもよいのですが、マトリクスを使うと見た目にわかりやすく示唆を示すことができます。
どうしても文字情報しかない場合も、ビジュアル化を諦めてはいけません。
文章をつらつらと書いた時点で、会議に負ける可能性がぐっと高くなってしまいます。
会議参加者に理解の負担を押し付けたことになるのです。
せめて、文章を項目に分けてカテゴライズし、構造化しましょう。
ツリー状にして、左から順番に説明していくだけでも、理解しやすさが全然違います。
